Hộ chiếu là giấy tờ bắt buộc đầu tiên trong mọi hồ sơ xuất khẩu lao động Nhật Bản. Dù thủ tục làm hộ chiếu hiện nay khá đơn giản, nhưng thực tế vẫn có rất nhiều người gặp lỗi khi làm hộ chiếu đi Nhật – từ sai thông tin cá nhân đến ảnh không hợp lệ, khiến quá trình cấp bị chậm hoặc phải làm lại. Trong bài viết này, JVNET tổng hợp 5 lỗi phổ biến nhất mà người lao động Việt thường mắc khi làm hộ chiếu đi Nhật, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách xử lý và khắc phục nhanh để tránh làm chậm tiến độ xuất cảnh.
Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng gây rắc rối nhiều nhất. Nhiều trường hợp hộ chiếu bị sai họ hoặc tên đệm khiến thông tin không trùng khớp với căn cước, giấy khai sinh hay vé máy bay. Chỉ một ký tự sai hoặc đảo vị trí tên cũng đủ để bị từ chối cấp visa.
Nguyên nhân thường do người khai điền nhầm, viết sai thứ tự hoặc không kiểm tra kỹ trước khi nộp. Khi nhận hộ chiếu, bạn nên rà soát thật kỹ phần Full Name, cả tiếng Việt và tiếng Anh. Nếu phát hiện sai, hãy đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh nơi bạn đã nộp hồ sơ, mang theo hộ chiếu sai cùng căn cước gốc để làm đơn điều chỉnh.
Trường hợp lỗi do bạn tự khai sai, bạn phải nộp lại hồ sơ và đóng lệ phí cấp mới khoảng 200.000 đồng. Còn nếu lỗi thuộc về cơ quan cấp hộ chiếu, việc chỉnh sửa sẽ được hỗ trợ miễn phí.
>> Xem thêm: Những lỗi khiến hồ sơ chuyển tokutei bị từ chối - Bạn cần biết
Ảnh là phần nhiều người xem nhẹ, nhưng đây lại là yếu tố quan trọng khiến hồ sơ bị trả về. Theo quy định, ảnh hộ chiếu phải chụp nền trắng, rõ mặt, không đeo kính, không đội mũ, không để tóc che trán hay tai. Rất nhiều người mang ảnh nền xanh, ảnh cũ hoặc ảnh chụp bằng điện thoại, dẫn đến không được chấp nhận.
Khi chụp ảnh, nên chọn các tiệm chụp chuyên làm hộ chiếu và yêu cầu đúng kích thước 4x6 cm. Tránh mặc áo quá sáng màu, giữ biểu cảm nghiêm túc và không để bóng tối trên khuôn mặt. Khi nộp hồ sơ, mang thêm vài tấm ảnh dự phòng để đổi nhanh nếu cần.
Một tấm ảnh đúng chuẩn không chỉ giúp hồ sơ được duyệt nhanh mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm thủ tục xuất cảnh.
Không ít người bị trễ cấp hộ chiếu XKLĐ chỉ vì thiếu giấy tờ nhỏ như bản photo căn cước công dân hoặc giấy xác nhận nơi cư trú. Theo quy định hiện hành, hồ sơ làm hộ chiếu phổ thông gồm tờ khai TK01, căn cước gốc, ảnh 4x6 nền trắng và sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú.
Rất nhiều trường hợp khai sai địa chỉ thường trú, nộp ảnh không khớp với tờ khai điện tử hoặc quên ký xác nhận. Khi đó, hồ sơ bị trả lại và phải bổ sung từ đầu.
Để tránh rắc rối, bạn nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn của JVNET trước khi đến nộp. Nếu làm online, nhớ in tờ khai ra và ký tên. Trường hợp bị trả lại, bạn có thể bổ sung và nộp lại trong vòng 5 ngày làm việc, không cần khai lại toàn bộ.
>> Hướng dẫn làm hộ chiếu đi Nhật Bản - Bạn cần biết
Đây là lỗi nghiêm trọng hơn vì ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hồ sơ visa và hợp đồng XKLĐ. Nếu thông tin ngày sinh hoặc số căn cước bị sai, hồ sơ của bạn sẽ không thể khớp dữ liệu với hệ thống và có thể bị từ chối cấp visa.
Nguyên nhân chủ yếu do điền nhầm ngày, tháng, năm sinh, hoặc dùng số chứng minh nhân dân cũ trong khi đã đổi sang căn cước mới. Một số người làm hộ chiếu nhiều năm trước nhưng chưa cập nhật thông tin mới, dẫn đến sai lệch so với giấy tờ hiện tại.
Khi phát hiện lỗi, bạn cần liên hệ ngay với Phòng Quản lý xuất nhập cảnh để được hướng dẫn làm lại. Nếu lỗi do người khai sai, bạn phải làm hộ chiếu mới (thời gian xử lý khoảng 7–10 ngày). Nếu lỗi do cơ quan cấp, bạn sẽ được đổi miễn phí.
Một số lao động sau khi phát hiện sai thông tin trên hộ chiếu lại làm mới luôn mà quên nộp lại bản cũ. Việc này khiến hồ sơ bị trùng lặp và bị từ chối cấp mới.
Khi làm lại hộ chiếu, bạn bắt buộc phải mang theo bản cũ, căn cước công dân và tờ khai mới, đồng thời ghi rõ lý do “Cấp lại hộ chiếu do sai thông tin”. Đối với người đi xuất khẩu lao động, nên thực hiện thủ tục này ít nhất một tháng trước ngày nộp hồ sơ visa để đảm bảo kịp tiến độ.
Nếu bạn làm mất hộ chiếu, cần khai báo mất với công an địa phương và mang biên bản xác nhận khi đến nộp hồ sơ cấp lại. Càng xử lý sớm, khả năng ảnh hưởng đến lịch bay càng thấp.
Để không gặp phải những lỗi kể trên, bạn nên đăng ký làm hộ chiếu sớm, ít nhất 2 tháng trước kế hoạch bay. Trong tờ khai điện tử, hãy điền thông tin đầy đủ, in ra và ký tay trước khi nộp. Khi nhận hộ chiếu, đọc kỹ toàn bộ thông tin: họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, mã vùng và ảnh chân dung.
Tuyệt đối không nhờ người khác làm hộ, vì chỉ cần một lỗi nhỏ trong quá trình nhập liệu cũng có thể khiến hộ chiếu sai. Nếu có điều gì chưa rõ, bạn có thể hỏi trực tiếp cán bộ tiếp nhận hoặc liên hệ với đơn vị hỗ trợ hồ sơ như JVNET để được hướng dẫn.
Những bước chuẩn bị cẩn thận này sẽ giúp bạn tránh được hầu hết các lỗi khi làm hộ chiếu đi Nhật, tiết kiệm thời gian và đảm bảo kế hoạch xuất cảnh diễn ra thuận lợi.
>> Xem ngay: Nên chọn công việc gì khi đi XKLĐ Nhật Bản - Bạn cần biết
Câu trả lời là có. Khi nộp hồ sơ xin visa, tất cả thông tin trên hộ chiếu phải trùng khớp 100% với giấy tờ cá nhân và hợp đồng lao động. Nếu sai chỉ một ký tự trong tên hoặc lệch ngày sinh, hồ sơ sẽ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc cấp lại hộ chiếu mới.
JVNET đã từng gặp nhiều trường hợp người lao động phải dời lịch phỏng vấn hoặc bay trễ hàng tháng chỉ vì sai thông tin nhỏ trong hộ chiếu. Do đó, bước kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ là vô cùng quan trọng. JVNET luôn hỗ trợ người lao động kiểm tra toàn bộ hồ sơ – bao gồm hộ chiếu, visa và hợp đồng – để đảm bảo mọi thông tin chính xác tuyệt đối.
Làm hộ chiếu tưởng chừng đơn giản nhưng nếu chủ quan, bạn có thể mất thời gian và chi phí không đáng có. Hiểu rõ những lỗi phổ biến như sai tên, thiếu giấy tờ, ảnh không đạt chuẩn hay không nộp lại hộ chiếu cũ sẽ giúp bạn chủ động phòng tránh.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được những lỗi khi làm hộ chiếu đi Nhật thường gặp và cách khắc phục hiệu quả. Chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bước đầu tiên sẽ giúp hành trình sang Nhật của bạn thuận lợi hơn rất nhiều.
