Rất nhiều lao động sau khi hoàn thành chương trình Tokutei 1 mong muốn được chuyển lên visa Tokutei Gino 2 để tiếp tục làm việc lâu dài tại Nhật. Tuy nhiên, không ít hồ sơ lại bị từ chối dù tưởng rằng “đủ điều kiện”. Lý do nằm ở đâu? Cùng JVNET điểm lại những lỗi khiến hồ sơ chuyển visa Tokutei 2 bị từ chối và cách khắc phục trong năm 2025.
Theo thống kê từ các nghiệp đoàn tiếp nhận, tỷ lệ hồ sơ Tokutei 2 bị trả lại chiếm gần 30% trong năm 2024–2025. Phần lớn không phải vì người lao động không đủ năng lực, mà đến từ lỗi kỹ thuật hoặc sai sót hồ sơ hành chính.
Khác với Tokutei 1, visa Tokutei 2 yêu cầu người nộp phải chứng minh kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn và tính ổn định nghề nghiệp cao hơn. Do đó, chỉ cần thiếu một giấy tờ nhỏ hoặc sai thông tin, hồ sơ sẽ bị đánh giá là “không đủ điều kiện xem xét”.
👉 Xem thêm: Điều kiện chuyển tokutei ginou 2 mới nhất - Ít ai biết
Lỗi 1: Không chứng minh được kinh nghiệm làm việc liên tục
Một trong những điều kiện quan trọng của Tokutei 2 là phải có ít nhất 3–5 năm kinh nghiệm thực tế trong ngành nghề được chỉ định.
Tuy nhiên, nhiều ứng viên không giữ đủ giấy tờ xác nhận từ công ty Nhật cũ, hoặc bị ngắt quãng thời gian làm việc do nghỉ phép dài, đổi xí nghiệp…
Hậu quả: Cục Xuất nhập cảnh xem là không đủ thời gian tích lũy kỹ năng và từ chối hồ sơ.
Cách khắc phục: Trước khi hết hạn Tokutei 1, hãy xin “Giấy chứng nhận quá trình làm việc” từ xí nghiệp. Giấy này cần có dấu và xác nhận rõ ràng về thời gian, vị trí, mô tả công việc.
Lỗi 2: Thiếu chứng chỉ kỹ năng hoặc ngôn ngữ phù hợp
Một số ngành nghề Tokutei 2 (như xây dựng, cơ khí, đóng tàu, bảo trì thiết bị…) yêu cầu người lao động đạt chứng chỉ kỹ năng bậc cao hoặc có trình độ tiếng Nhật tương đương N3 trở lên.
Nhiều người chỉ dựa vào chứng chỉ Tokutei 1 mà không cập nhật, dẫn đến hồ sơ không đạt chuẩn.
Cách khắc phục:
- Chủ động thi nâng bậc kỹ năng trước khi nộp hồ sơ.
- Chuẩn bị bản sao công chứng chứng chỉ, kèm giấy xác nhận từ nghiệp đoàn hoặc tổ chức thi kỹ năng.
- Với bằng tiếng Nhật, ưu tiên chứng chỉ do Quỹ Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JITCO) hoặc JLPT cấp.
👉 Xem thêm: Đi Nhật nên chọn ngành gì dễ trúng tuyển, lương cao?
Lỗi 3: Khai báo thông tin không thống nhất giữa các giấy tờ
Đây là lỗi tưởng nhỏ nhưng rất hay gặp. Ví dụ: địa chỉ cư trú trên zairyuu card khác với địa chỉ ghi trong đơn đăng ký, hay họ tên bị sai chính tả so với hộ chiếu.
Hệ thống quản lý người nước ngoài tại Nhật cực kỳ nghiêm ngặt. Khi phát hiện sự không trùng khớp, hồ sơ sẽ bị tạm dừng xét duyệt hoặc yêu cầu bổ sung.
- Kiểm tra kỹ mọi giấy tờ cá nhân trước khi nộp.
- Nếu có thay đổi địa chỉ, cần báo với 市役所 (văn phòng hành chính) và xin Giấy chứng nhận thay đổi địa chỉ (住民票) mới nhất.
- Khi JVNET hỗ trợ hồ sơ, nhân viên tư vấn sẽ rà soát và thống nhất thông tin trước khi gửi lên Cục.
Lỗi 4: Hồ sơ thiếu xác nhận từ nghiệp đoàn hoặc công ty tiếp nhận
Một lỗi nghiêm trọng khác là thiếu thư chấp thuận hoặc giấy chứng nhận hợp đồng từ xí nghiệp mới. Đối với Tokutei 2, Cục Xuất nhập cảnh cần thấy rõ cam kết tiếp nhận của doanh nghiệp Nhật – chứng minh rằng người lao động thật sự có nơi làm việc sau khi chuyển visa.
- Làm việc thông qua công ty phái cử uy tín như JVNET, có quan hệ trực tiếp với nghiệp đoàn và doanh nghiệp tiếp nhận.
- Đảm bảo hợp đồng mới (雇用契約書) được ký song phương, có ghi rõ vị trí, thời hạn, lương và dấu xác nhận của công ty Nhật.
Lỗi 5: Không giải trình được lý do chuyển visa hoặc mục đích lưu trú
Nhiều hồ sơ bị từ chối chỉ vì phần “lý do xin cấp visa” (理由書) viết chung chung, không nêu rõ mục đích nghề nghiệp hay định hướng làm việc lâu dài. Cục quản lý nhìn nhận đây là thiếu định hướng hoặc mục đích cư trú không rõ ràng.
- Viết bản giải trình rõ ràng: nêu ngành nghề cụ thể, lý do muốn gắn bó lâu dài tại Nhật, mục tiêu phát triển kỹ năng.
- Nên nhờ nhân viên hỗ trợ hồ sơ của JVNET chỉnh sửa câu từ đúng chuẩn tiếng Nhật hành chính.
- Đính kèm thêm giấy khen, đánh giá năng lực, hoặc thư giới thiệu từ xí nghiệp cũ để tăng độ tin cậy.
👉 Xem ngay: Đi Nhật nên chọn tỉnh nào tốt, lương cao, dễ sống?
Để tăng tỷ lệ đậu visa Tokutei 2, bạn nên chuẩn bị hồ sơ theo các bước sau:
- Xác nhận thời hạn visa Tokutei 1 còn ít nhất 3 tháng: Điều này giúp bạn có thời gian hoàn thiện và sửa sai nếu cần.
- Kiểm tra điều kiện ngành nghề được phép chuyển Tokutei 2. Bơi không phải ngành nào của Tokutei 1 cũng có Tokutei 2 tương ứng.
- Chuẩn bị hồ sơ song ngữ Việt – Nhật đầy đủ. Bao gồm hộ chiếu, thẻ cư trú, hợp đồng lao động, giấy chứng nhận kỹ năng, ảnh 3x4 và bản giải trình.
- Nộp hồ sơ thông qua đơn vị có kinh nghiệm làm việc với nghiệp đoàn Nhật. Như vậy, bạn sẽ hạn chế tối đa rủi ro bị yêu cầu “bổ sung – chỉnh sửa” nhiều lần.
Trong quá trình hỗ trợ hàng trăm hồ sơ chuyển visa Tokutei 2 mỗi năm, đội ngũ tư vấn JVNET nhận thấy điểm chung của những hồ sơ được xét duyệt nhanh nằm ở sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tính minh bạch trong giấy tờ.
Dưới đây là tổng hợp kinh nghiệm thực tế từ các trường hợp đã thành công, được kiểm chứng qua dữ liệu nội bộ và phản hồi trực tiếp từ nghiệp đoàn Nhật Bản.
💬 Chia sẻ từ người thực tế (Experience)
“Mình nộp hồ sơ Tokutei 2 vào tháng 4/2024 và được xét duyệt sau đúng 28 ngày. JVNET giúp mình rà lại từng giấy tờ, phát hiện sai tên trong zairyuu card và sửa ngay trước khi nộp. Nếu không có bước đó chắc chắn mình bị yêu cầu bổ sung rồi.” Anh Nguyễn Văn Dũng, Tokutei ngành cơ khí tại tỉnh Gifu.
🎓 Kinh nghiệm chuyên môn (Expertise)
- Hồ sơ nên được sắp xếp theo đúng checklist của Cục Xuất nhập cảnh Nhật, tránh nộp thiếu “Giấy xác nhận quá trình làm việc” – một lỗi rất phổ biến.
- JVNET khuyến nghị viết bản lý do xin visa (理由書) bằng tiếng Nhật chuẩn hành chính, trình bày rõ định hướng nghề nghiệp lâu dài, có thể đính kèm thư đánh giá năng lực hoặc giấy khen từ xí nghiệp cũ.
🧭 Uy tín tổ chức (Authoritativeness)
- JVNET là đơn vị được cấp phép chính thức bởi Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội Việt Nam, với 19 năm kinh nghiệm trong phái cử và hỗ trợ hồ sơ Tokutei Ginou.
- Hơn 85% hồ sơ Tokutei 2 do JVNET hỗ trợ được duyệt ngay trong lần đầu, theo số liệu nội bộ thống kê 2024–2025.
- Công ty thường xuyên cập nhật quy định mới nhất từ OTIT và Cục Xuất nhập cảnh Nhật, đảm bảo hướng dẫn luôn chính xác và hợp lệ.
🤝 Độ tin cậy và minh bạch (Trustworthiness)
- Mọi bước nộp hồ sơ đều được lưu lại và gửi bản sao xác nhận cho người lao động, đảm bảo bạn nắm rõ tiến độ từng giai đoạn.
- JVNET luôn công khai hotline 0815 585 585 và địa chỉ hỗ trợ tại Hà Nội, TP.HCM để người lao động có thể trực tiếp kiểm tra tình trạng hồ sơ.
Nhờ sự đồng hành chặt chẽ giữa ứng viên – nghiệp đoàn – và đội ngũ tư vấn, nhiều lao động Việt đã chuyển thành công visa Tokutei 2 và tiếp tục ổn định công việc tại Nhật Bản với mức thu nhập cao, cơ hội định cư rõ ràng hơn.
Qua những phân tích trên có thể thấy, lỗi khiến hồ sơ chuyển visa Tokutei 2 bị từ chối thường bắt nguồn từ những chi tiết tưởng chừng rất nhỏ như thiếu giấy tờ xác nhận, sai lệch thông tin cá nhân hoặc lý do cư trú không rõ ràng. Tuy nhiên, chỉ cần chuẩn bị cẩn thận và nắm đúng quy trình, bạn hoàn toàn có thể tăng tỷ lệ đậu visa Tokutei 2 ngay trong lần nộp đầu tiên.
Hãy xem việc chuẩn bị hồ sơ là bước đầu tiên thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong hành trình làm việc lâu dài tại Nhật. Nếu bạn còn băn khoăn về điều kiện, ngành nghề hoặc cần người kiểm tra giúp toàn bộ hồ sơ trước khi nộp, JVNET luôn sẵn sàng đồng hành, đảm bảo hồ sơ của bạn không mắc những lỗi đáng tiếc khiến bị từ chối.
